Vivimos en tiempos muy difíciles para el ejercicio de la profesión médica. Lidiar contra una pandemia es un reto enorme, pero algunos profesionales de la salud llevan años combatiendo otro problema adicional: la falta de flujo de efectivo y las cargas fiscales. Conocer cómo mejorar la contabilidad para médicos puede ayudarte a cuidar tu situación financiera y tributaria.
Aspectos importantes en la contabilidad para dentistas y otras profesiones
Vamos a presentarte a continuación cinco recomendaciones para que cuentes con un sistema contable óptimo y, de este modo, puedas hacer crecer tu negocio mientras cumples con tus obligaciones fiscales.
1. No tengas miedo al sistema financiero
Es muy común encontrar a médicos que se niegan a usar cuentas bancarias y tarjetas de crédito o de débito. En este caso, suelen argumentar que no quieren que Hacienda les moleste. No hemos de olvidar que las autoridades tributarias cuentan con muchas herramientas para revisar la contabilidad de los profesionales, incluso si estos utilizan exclusivamente el efectivo en sus operaciones. Así que esta no es una razón válida para evitar a los bancos.
Si empleas los servicios financieros, podrás contar con un historial de operaciones que puede servirte para obtener créditos importantes. Además, podrás recibir pagos a través de medios electrónicos, lo que facilitará el cobro de tus honorarios. Necesitas la asesoría de un despacho contable que te apoye para manejar responsablemente tu cuenta bancaria y evitar complicaciones tributarias.
2. Utiliza tecnologías para facilitar tus operaciones
El manejo excesivo de efectivo puede provocar que te paguen con billetes falsos o incluso que sufras algún robo. Por otro lado, si tienes la necesidad de viajar y transportar cantidades importantes de dinero, deberás contar con documentos que acrediten su origen en caso de que te encuentres con un retén policíaco para una revisión.
Cobra y paga a través de aplicaciones móviles ligadas a tu cuenta bancaria. Esto te ahorrará tiempo al evitar hacer filas en el banco y podrás realizar tus cobros en cualquier momento del día. El flujo de efectivo es una necesidad y aquí tienes una opción para conseguir que tus pacientes te paguen pronto tus honorarios.
3. Identificación de ingresos por servicios y medicamentos
Algunas clínicas cometen el error de mezclar los ingresos percibidos por la prestación de servicios médicos y la venta de medicamentos. El resultado es que en la contabilidad para dentistas no podemos diferenciar con facilidad las cargas tributarias a cumplir ni los resultados financieros de dichas actividades.
Para que tengas éxito en tus operaciones y puedas determinar qué actividad te genera mayores beneficios y en cuál tienes que hacer mejoras, lo mejor es llevar a cabo clasificaciones entre tus ingresos. De este modo, podrás analizar los costos relacionados con cada percepción y calcular tu ganancia.
En relación al impuesto al valor agregado, recuerda que los servicios médicos están exentos de abonarlo, mientras que los medicamentos están gravados a la tasa cero. Esta diferencia define las obligaciones tributarias que debes cumplir. Para evitar multas y atender adecuadamente con tus responsabilidades fiscales, has de identificar con claridad los importes que percibes por cada actividad.
4. Cuida la documentación comprobatoria
En la contabilidad para consultorio dental o cualquier otra profesión, es fundamental emitir las facturas correspondientes. Jamás realices pagos si no te entregan los documentos que amparan la operación.
Supongamos que compras un tanque de oxígeno, pero, al utilizarlo con un paciente, descubres que no funciona el regulador. Sería absurdo quedarse con este producto, por lo que procederás a hacer la reclamación. Pero ¿y si no tienes la factura? Poseer los documentos que acreditan tus gastos y compras te ayudará a hacer aclaraciones con tus proveedores, demostrar la posesión de tus bienes y disminuir legalmente tus impuestos a pagar.
5. Contabilidad para dentistas: apóyate en sistemas informáticos
Hace años teníamos que ir a las imprentas a solicitar bloques de recibos de honorarios y otros formatos para la contabilidad. Las cosas han cambiado y ahora los formularios son electrónicos.
Es fácil emitir comprobantes fiscales digitales por Internet. También puedes conocer con rapidez el estado de resultados que te permite detectar si hay ganancias o pérdidas en tu clínica. Podrás enviar y recibir documentos y agilizar las operaciones con tus clientes, proveedores y con tu gestor de confianza. Esto lo puedes lograr si adquieres algún tipo de software contable.
Algunos programas te servirán para la realización de comprobantes fiscales o para la emisión de tu nómina. Incluso puedes mantener bajo control el inventario y los movimientos de tus cuentas bancarias. Por último, no olvides utilizar las licencias originales para no poner en riesgo la información de tu equipo de cómputo.
En conclusión, es muy fácil implementar un sistema eficaz de contabilidad para médicos. Hay mucho por aprender en materia financiera y tributaria, pero vale la pena conocer más para optimizar las ganancias de nuestro consultorio y crear nuevas oportunidades profesionales.